プロジェクト管理①　打ち合わせ編

お客様から新たにウェブ改修の相談があり、お話を何度か聞いてから御見積書を作成するに至るまでには色々な情報が入ってきます。最初のヒアリングから始まり質問がでてきたらその回答を頂き、次回のミーティングに向けてアジェンダを準備したり。その間の情報は、御見積書をつくる上で非常に重要な要素になってきます。

今回は初めてのお打合せから御見積書を作成する前にどういった情報整理が必要になり、どういった資料を作るべきか、こちらをご紹介したいと思います。

ヒアリングが終わった後に作成しておきたいドキュメント

1.議事録の作成

初めてのお客様とお話するときは緊張しますね。どういう方なのか、何を聞かれるだろう、どういう展開で話を進めよう。。。🤔心の中で考えながら議事進行していかなければならないかと思います。

さぁ最初の打ち合わせが終わったぞ！ほっとするのもつかの間、いつ、誰と、どのような話をしたのか、このタイミングでしっかりメモをとっておかないといけません。情報整理ですね。

そんなとき、議事録を作成しておくことはとても重要です。

1. 相手からの相談内容を漏れなく残す
2. 質問が合った内容と、こちらから答えた回答を記録する
3. 次回までの宿題をしっかり確認する

大きくみても上記３点はポイントになると思います。アシスタントディレクターがいれば議事録を記録してくれますが、社内に不在の場合は自分自身で記録しなくてはいけないので大変です。

お客様がZoom会議なので録音を承諾して頂けたら後から音声を聞きながらタイピングすることも可能です。しかし後から整理する時間なく次の会議が予定されているケースがあったりします。😥

私は最近、議事録を作る時ExcelやWordに清書するのは後回しとし、Markdown（マークダウン）形式で記録するようにしています。あらかじめMarkdownファイルに議事録をテンプレートを用意しておくとスムーズなのでおススメです。

（Markdown形式による議事録のテンプレート作成例）

# 議事録_●×商事様MTG
## 会議の概要
- 議題：●×商事様初回ヒアリング
- 日付：2022/5/30
- 時間：17:00～18:00
- 参加者：●×商事　　山田太郎様
　　　△●制作所　鈴木次郎　 
## アジェンダ
1. ●×商事様よりご相談内容の紹介
2. 質疑応答
3. その他事項
-----内容-----
1. サイト制作に関して
2. 質疑応答
Q 　　（●×商事様）
A 　　（△●制作所）
3. その他事項
## 宿題
・●×商事様
・△●制作所

2.質問表（質疑応答表）を作成する

次にドキュメントとして制作しておきたいのは質問回答（質疑応答）表です。打ち合わせ中にはたくさんの質問が投げられます。その場で回答できるものもあれば、一度社内に持ち帰る課題も出てくると思いますが、一番大事なことはそのやり取りをしっかり記録することではないでしょうか。

ここで議事録が大事になってきます。議事録にしっかりと質問と回答が記録出来ていればあとは質疑応答表を作成して転写することで完成します。

ただし、質問の中には打ち合わせ当日に回答できなかったこともあったと思います。そういった質問には後から回答してお客様と共有することで１つずつ課題を解決していきましょう。質疑応答表の主な項目には以下があると思います。

1. 項番
2. 日付
3. 発信者
4. 大項目
5. 質問
6. 回答
7. 備考

また、スプレッドシートで作成してみたテンプレート例を以下にご紹介させて頂きます。

引用：Google スプレッドシート

3.作業フロー図を作ってみる

お客様の業種によっては業務または作業の流れみたいなことがあるケースがあります。たとえば、宿泊システムを作りたいけどいくら費用がかかる？といったざっくりな相談もあったりするケースの場合、お客様が普段行動にしている業務フローなどがあると質問もしやすくなりまた、見積書を作る前にこういった仕組みが必要だと想定することも容易になってきます。

フロー図を作成するにはPowerPointなどを使うもよいですが、私はFigma（フィグマ）というツールを使って描いています。

引用：Figma

図形を描いたり線を引いたり、操作性に優れておりとても使いやすいです。お客様の業務内容を一旦ヒアリングできたら、業務フローを図にすると業務全体を俯瞰的に見ることができ、どこかに落ち度がないか足りてない機能がないかなど、新たな気づきにつながります。

まとめ

ヒアリングを終えた後にご紹介したような資料をまとめておくことで、インプットとアウトプットにずれが生じにくくなり、完成度の高い見積書が作成できることでしょうか。